Shady ASDepuis l'entree en vigueur du Reglement general sur la protection des donnees en 2018, les actions de mise en application se sont regulierement intensifiees a travers l'Europe. En Belgique, l'Autorite de protection des donnees — connue sous le nom d'APD en francais et de GBA en neerlandais — a considerablement augmente son activite. En fevrier 2022, l'APD/GBA a inflige une amende historique de 250 000 EUR a IAB Europe pour de multiples violations du RGPD liees a son Transparency and Consent Framework, invoquant l'absence de base juridique pour le traitement, de designation d'un delegue a la protection des donnees et de realisation d'une analyse d'impact.
Pour les PME belges, le message est clair : le RGPD ne concerne pas uniquement les grandes entreprises. Avec des sanctions pouvant atteindre 20 millions d'euros ou 4 % du chiffre d'affaires annuel mondial — selon le montant le plus eleve — meme les petites organisations s'exposent a des risques importants si elles negligent leurs obligations. Ce guide vous accompagne a travers les exigences essentielles et vous aide a identifier les lacunes les plus courantes.
Comprendre vos obligations au titre du RGPD
Le RGPD exige fondamentalement que toute organisation traitant des donnees personnelles de residents de l'UE dispose d'une base juridique pour le faire. Les six bases licites comprennent le consentement, la necessite contractuelle, l'obligation legale, les interets vitaux, la mission d'interet public et les interets legitimes. Les PME belges doivent documenter la base applicable a chaque type de traitement qu'elles effectuent — une etape que de nombreuses organisations negligent encore.
Les droits des personnes concernees constituent un autre pilier de la conformite. Les individus ont le droit d'acceder a leurs donnees personnelles, de les rectifier, de les effacer, d'en limiter le traitement et de les porter. Votre organisation doit etre en mesure de repondre a ces demandes dans un delai d'un mois. De plus, si vous traitez des donnees a grande echelle ou manipulez des categories sensibles de donnees, vous devez designer un delegue a la protection des donnees et realiser des analyses d'impact pour les traitements a haut risque.
Les organisations de moins de 250 employes beneficient d'une exemption partielle en matiere de tenue de registres, mais cela ne les dispense pas de documenter leurs activites de traitement principales. En pratique, l'APD/GBA attend de toutes les organisations qu'elles tiennent un registre des activites de traitement, quelle que soit leur taille.
Les lacunes courantes dans les PME belges
De nombreuses PME belges estiment que la conformite au RGPD est avant tout une question juridique, qu'il suffit de regler en mettant a jour la politique de confidentialite de leur site web. En realite, le reglement exige une approche globale couvrant les mesures juridiques, organisationnelles et techniques. L'une des lacunes les plus frequentes est l'absence d'un registre formel des traitements — un inventaire structure de tous les flux de donnees personnelles au sein et en dehors de l'organisation.
Un autre manquement courant concerne la gestion inadequate du consentement. L'action de l'APD/GBA contre IAB Europe a mis en evidence que les mecanismes de consentement dans l'industrie publicitaire etaient fondamentalement defaillants. Les PME qui s'appuient sur des outils tiers pour le marketing, l'analytique ou la gestion client doivent verifier que ces outils gerent correctement le consentement et que celui-ci est specifique, eclaire et librement donne.
Un troisieme point faible est la gestion des sous-traitants. Lorsque les entreprises belges font appel a des sous-traitants — fournisseurs cloud, services de paie, plateformes marketing — elles doivent disposer de contrats de sous-traitance conformes aux exigences du RGPD. L'APD/GBA a clairement indique a travers plusieurs decisions que le responsable du traitement reste responsable des actions de ses sous-traitants.
Le role de l'infrastructure informatique dans la conformite RGPD
Les mesures de securite technique ne sont pas facultatives dans le cadre du RGPD — l'article 32 exige explicitement des organisations qu'elles mettent en oeuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriees pour garantir un niveau de securite adapte au risque. Cela inclut le chiffrement des donnees personnelles au repos et en transit, des controles d'acces robustes limitant l'acces aux donnees au personnel autorise, et des journaux d'audit complets enregistrant qui a accede a quelles donnees et quand.
Pour les PME, la mise en oeuvre de ces mesures ne necessite pas forcement des budgets de grande entreprise. Des outils de communication chiffres de bout en bout, des services cloud correctement configures avec un controle d'acces base sur les roles et l'authentification multifacteur sur tous les systemes contenant des donnees personnelles peuvent reduire considerablement les risques. Des evaluations regulieres de vulnerabilite et des tests de penetration renforcent encore votre posture de securite.
La segmentation reseau est une autre mesure technique importante. En isolant les systemes traitant des donnees personnelles du reste du reseau, vous reduisez la surface d'attaque et limitez l'impact potentiel d'une violation. Combinee a une surveillance et des alertes automatisees, ces mesures creent une approche de defense en profondeur qui satisfait les exigences techniques du RGPD.
Notification de violation : la regle des 72 heures
En vertu de l'article 33 du RGPD, les organisations doivent notifier l'APD/GBA d'une violation de donnees personnelles dans les 72 heures suivant sa decouverte, sauf si la violation est peu susceptible d'engendrer un risque pour les droits et libertes des personnes. Si la violation presente un risque eleve pour les personnes concernees, celles-ci doivent egalement etre informees directement en vertu de l'article 34.
Le delai de 72 heures est plus serre que ce que de nombreuses organisations realisent. Il necessite la mise en place d'un plan de reponse aux incidents avant qu'une violation ne survienne — comprenant des procedures d'escalade claires, des modeles de notification pre-rediges et du personnel designe responsable de l'evaluation et du signalement des violations. L'APD/GBA a sanctionne des organisations specifiquement pour defaut de notification dans le delai imparti.
Une organisation bien preparee devrait mener regulierement des exercices de simulation de violation pour s'assurer que ses procedures de reponse fonctionnent en pratique. Cela inclut tester la capacite a detecter rapidement les violations grace aux systemes de surveillance, evaluer l'ampleur d'une violation et accomplir le processus de notification dans le delai reglementaire.
Liste de controle RGPD pour les PME belges
Pour vous aider a evaluer votre statut de conformite actuel, considerez les domaines cles suivants. Premierement, assurez-vous de disposer d'un registre complet des activites de traitement documentant tous les flux de donnees personnelles, finalites, bases juridiques, durees de conservation et destinataires tiers. Deuxiemement, verifiez vos mecanismes de consentement pour vous assurer qu'ils repondent aux criteres de specificite, de clarte et de libre consentement.
Troisiemement, verifiez que tous les sous-traitants ont signe des contrats de sous-traitance conformes aux exigences du RGPD. Quatriemement, mettez en oeuvre des mesures de securite technique incluant le chiffrement, les controles d'acces, la journalisation des audits et des evaluations de securite regulieres. Cinquiemement, etablissez une procedure documentee de notification des violations vous permettant de respecter le delai de signalement de 72 heures.
Sixiemement, assurez-vous de pouvoir repondre aux demandes d'exercice des droits des personnes concernees dans le delai d'un mois. Septiemement, evaluez si vos activites de traitement necessitent un delegue a la protection des donnees ou des analyses d'impact. Enfin, dispensez une formation reguliere de sensibilisation au RGPD a tous les employes qui traitent des donnees personnelles — l'erreur humaine reste l'une des principales causes de violations de donnees.
Comment Shady AS peut vous aider
Chez Shady AS SRL, nous aidons les entreprises belges a construire une infrastructure informatique qui soutient la conformite au RGPD des le depart. De la mise en oeuvre du chiffrement et des controles d'acces a la configuration de la journalisation des audits et des systemes de surveillance, notre equipe a Bruxelles s'assure que votre environnement technique repond aux standards attendus par l'APD/GBA. Nous vous assistons egalement dans la planification de la reponse aux violations, les evaluations de securite et la gestion continue de l'infrastructure pour maintenir votre conformite a mesure que la reglementation evolue.
Que vous ayez besoin d'un audit complet de conformite de vos systemes informatiques ou d'un accompagnement cible sur des mesures techniques specifiques, contactez Shady AS SRL pour discuter de la maniere dont nous pouvons proteger votre entreprise et les donnees de vos clients.